Para aprender a manejar debes reconocer cuán importante es el tiempo y que lo más relevante es conocer con qué motivo o actividad se está utilizando ese tiempo. Dentro del manejo del tiempo encontramos palabras que siempre acompañan a una actividad o trabajo que estamos realizado. Estas son: URGENTE – RÁPIDO – IMPORTANTE

URGENTE: 

–          Adj. Que necesita ser realizado o solucionado con mucha rapidez.

–          Que necesita una acción o solución rápida.

–          Que necesita ser solucionado de inmediato.

RÁPIDO: 

–           Adj. Veloz, que ocurre, se mueve o actúa muy deprisa.

–           Corto, breve.

IMPORTANTE: 

–            Adj. Que tiene importancia.

–            Que es muy conveniente o interesante, o de mucha entidad.

Lo que se consigna como rápido no es urgente, sino que debe hacerse rápidamente, por eso es lo último que debemos hacer, las cosas importantes o urgentes no deben hacerse con rapidez.

Lo urgente está dado por las tareas y actividades que exigen nuestra atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Es lo que se debe hacer ahora, lo que no puede esperar porque si no tendrá un efecto en el futuro que no dará buenos resultados de seguir así, por eso es urgente, porque debe ser ahora, es inmediato y necesario.

Paradójicamente: “Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante.”

Es muy fácil describir lo rápido, lo urgente y lo importante, pero lo más difícil es poder diferenciarlos; cuando nos encontramos ante una situación en la que debemos decidir, no siempre decidimos lo correcto y eso ocurre por no saber diferenciar estas tres características de los problemas o situaciones que podemos tener. Para ello les recomiendo algunos tips que se pueden tener en cuenta:

CONOZCA CÓMO UTILIZA SU TIEMPO: Ir registrando sus actividades durante un tiempo prolongado lo ayudará a mantenerse organizado.

DIVIDA LAS TAREAS EN CATEGORÍAS: Llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc.

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ESTABLEZCA SUS OBJETIVOS: Empezando por determinar qué es lo rápido, lo importante y lo urgente para usted, determine qué quiere lograr cada día y semana.

ORGANICE SU TIEMPO: Identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico.

IDENTIFIQUE Y ELIMINE LOS ENEMIGOS DE SU TIEMPO: Los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:

– Sobrecargar su horario: Tratar de hacer más de lo que resulta posible.

– Asumir tareas de otros: Saber delegar para no trabajar de más.

– Pérdida de tiempo: Tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.

El poder manejar tu tiempo es fundamental para poder planificar. Hay que aprender a diferenciar estos 3 conceptos y saber qué es lo que debemos hacer rápido, poder reconocer que, como dije anteriormente, lo verdaderamente urgente es ocuparse de lo importante y finalmente evitar las perdidas de tiempo.

En la matriz de “manejo de tiempo” en mi libro “ASÍ FUNCIONA MI EMPRESA” podes encontrar cómo reconocer cada una de estos conceptos y aprender a cómo poner en practica los tips mencionados para que puedas planificar y tomar mejores decisiones.

Espero no quitarle mucho de su tiempo y que este tiempo invertido haya sido de utilidad para poder manejar el suyo. 

(*) Director de Ar Consultora Empresarial